Ile kosztuje gra integracyjna dla firmy przy 20, 50 albo 100 osobach? To pytanie pojawia się bardzo często, ale w praktyce odpowiedź prawie nigdy nie sprowadza się do jednej stawki. Różnicę robi nie tylko liczba uczestników, ale też scenariusz, sposób prowadzenia, liczba animatorów, miejsce realizacji, poziom personalizacji i dodatki, które potrafią wyraźnie podnieść budżet. Dlatego wyjaśniamy, jaki budżet realnie warto założyć przy 20, 50 i 100 osobach. Za co naprawdę się płaci i kiedy pozornie tańsza opcja wcale nie wychodzi najkorzystniej.
Ile kosztuje gra integracyjna dla firmy w praktyce – od jakich kwot w ogóle startujemy?
Jeśli pytanie brzmi, ile kosztuje gra integracyjna dla firmy, to w praktyce trzeba założyć budżet od około 2500 zł do 8000 zł brutto za standardową realizację. To nie są sztucznie szerokie widełki, tylko realny zakres wynikający z tego, że inaczej wycenia się prostą grę dla jednej mniejszej grupy w Krakowie. A inaczej większy event z kilkoma drużynami, większą liczbą prowadzących i bardziej rozbudowaną logistyką. Dla firmy planującej integrację nie ma więc sensu zakładać z góry, że „gra to pewnie 3 tysiące”. Ponieważ przy średnim i większym wydarzeniu budżet zwykle idzie wyżej.
Realnie, jeśli chcesz to oszacować przed kontaktem, warto szacować, że mała firmowa gra integracyjna to zwykle około 3500-4500 zł brutto. Średnia najczęściej wpada w okolice 5000-6500 zł brutto. Natomiast duża realizacja dla 100 osób to zwykle około 7000-8000 zł brutto w standardowym wariancie. W przypadku naszych gier QuestWorld w cenie jest nie tylko sama rozgrywka, ale też przygotowanie scenariusza, obsługa animatorów, rekwizyty, logistyka, punktacja, dojazd w Krakowie i symboliczna nagroda dla zwycięzców.
Gra integracyjna dla 20 osób – kiedy budżet zwykle zamyka się w 3500-4500 zł brutto?
Przy grupie około 20 osób sensownie jest zakładać budżet mniej więcej 3500-4500 zł brutto. To jest poziom, przy którym da się zrobić pełnoprawną grę integracyjną dla firmy bez rozbuchanej produkcji, ale też bez robienia „wersji okrojonej na siłę”. Taka grupa zwykle mieści się jeszcze w wariancie obsługiwanym przez minimum 2 animatorów. Więc organizacyjnie nie robi się z tego ciężki event. Jeżeli miejsce jest w Krakowie, układ przestrzeni jest prosty, a scenariusz nie wymaga dużej personalizacji, to taka wycena jest zazwyczaj realna.
Trzeba jednak uważać na jeden błąd – 20 osób nie zawsze znaczy tanio. Jeżeli ta sama firma chce grę mocno dopasowaną do zespołu, z wątkami firmowymi, quizem o pracownikach, dodatkowymi materiałami albo trudniejszą logistyką miejsca, to budżet może wejść wyżej i dojść nawet pod 4500-5000 zł brutto. W praktyce przy takiej grupie najbardziej opłaca się nie przepłacać za „efekt wow”, tylko dobrze dobrać format do ludzi. Jeśli zespół jest raczej spokojny albo mieszany, lepiej wziąć scenariusz, który daje różne role i nie opiera wszystkiego na ruchu czy występowaniu przed innymi. Sama liczba osób nie załatwia jeszcze tego, czy event będzie trafiony.
Gra integracyjna dla 50 osób – kiedy trzeba założyć raczej 5500-6500 zł brutto?
Przy 50 osobach rozsądniej zakładać około 5500-6500 zł brutto. To jest moment, w którym cena rośnie nie tylko przez większą liczbę uczestników. Rośnie przez to, że trzeba już inaczej poprowadzić całe wydarzenie. Taka grupa wymaga podziału na drużyny, sensownego rozłożenia zadań, pilnowania rotacji i zwykle większej obsady po stronie prowadzących. Większe wydarzenia obsługuje zespół 3-6 animatorów, zależnie od skali i liczby stacji. Przy 50 osobach bardzo często wchodzisz już w ten poziom organizacji.
Do tego dochodzi miejsce. Przy 50 osobach nie wystarczy już myślenie, że „jakoś się zmieścimy”. Trzeba sprawdzić, czy przestrzeń pozwala działać kilku drużynom naraz, czy są warunki pod zadania i czy nie zrobi się korek organizacyjny. Jeśli grupa przekracza 50 osób, może dojść temat nagłośnienia, a jeśli klient chce dodatki, to budżet idzie dalej – fotorelacja to około 600 zł brutto. A koszulki pamiątkowe to 25-30 zł brutto za osobę. Przy 50 osobach same koszulki mogą więc dołożyć 1250-1500 zł brutto. Dlatego przy takim evencie lepiej od razu liczyć szerszy budżet niż zakładać zbyt niski próg i potem ciąć rzeczy, które mają wpływ na jakość całej gry.
Gra integracyjna dla 100 osób – tutaj trzeba zakładać raczej 7000-8000 zł brutto
Przy 100 osobach nie ma już sensu liczyć gry integracyjnej dla firmy jak większej wersji wydarzenia dla 30 czy 50 osób. Tu zwykle trzeba myśleć o budżecie bliżej 7000-8000 zł brutto w standardowym wariancie, bo wchodzisz już w zupełnie inną skalę organizacji. Standardowe realizacje zazwyczaj mieszczą się w widełkach 2500-8000 zł brutto, a większe wydarzenia obsługuje zespół 3-6 animatorów. Przy stuosobowej grupie to nie jest już „dodanie kilku osób”, tylko rozpisanie całego eventu tak, żeby nie zrobił się korek, chaos i czekanie połowy zespołu na swoją kolej.
Przy takiej liczbie uczestników realnie płacisz za większą obsadę, więcej stacji albo mocniejsze rozplanowanie rotacji. Ponadto lepsze przygotowanie przestrzeni i logistykę, która ma utrzymać tempo gry. Do tego dochodzi kwestia miejsca – wszystkie scenariusze można zrobić indoor lub outdoor, ale przy większym terenie rosną możliwości. A przy grupie przekraczającej 50 osób może dojść temat nagłośnienia. Dla 100 osób to już nie jest detal organizacyjny, tylko rzecz, która często decyduje, czy briefing i prowadzenie są czytelne dla wszystkich. Jeśli do takiego wydarzenia dochodzi jeszcze personalizacja, wersja dwujęzyczna albo dodatki, budżet naturalnie może wzrosnąć. Dlatego na etapie planowania lepiej zakładać właśnie górną część widełek.
Co dokładnie jest w cenie gry integracyjnej dla firmy – za co faktycznie płacisz?
Kiedy wyceniamy grę integracyjną dla firmy, nie liczymy tylko samych „dwóch godzin zabawy”. Jako zespół QuestWorld przy swoich realizacjach standardowo bierzemy na siebie całą organizację i przeprowadzenie gry, zapewniamy animatorów, rekwizyty, zagadki, sprzęt elektroniczny, elementy scenografii. Ponadto przygotowujemy logistykę pod konkretną przestrzeń, prowadzimy punktację, briefing, finał i dokładamy też symboliczną nagrodę dla zwycięzców. Przy wydarzeniach w Krakowie mamy też dojazd w cenie. Przy standardowej realizacji trzeba więc myśleć nie tylko o samej grze, ale o całym gotowym formacie eventu. Realne widełki to u nas zwykle 2500-8000 zł brutto. Natoiast dla 30-osobowej grupy w Krakowie sensownym punktem odniesienia jest około 4800 zł brutto. To zawsze potwierdzamy po kontakcie, ale taka cena jest jak najbardziej realna.
Z naszej strony dochodzi jeszcze rzecz, której klient często na początku nie widzi – czas przygotowania i obsługi. Na większe realizacje przyjeżdżamy wcześniej, standardowo około 2 godziny przed startem, żeby ustawić teren, rozłożyć rekwizyty i sprawdzić sprzęt. Po grze zostaje jeszcze około 1 godziny demontażu. To też jest część tej usługi. Dlatego kiedy ktoś pyta, ile kosztuje gra integracyjna dla firmy, odpowiedź nie dotyczy tylko samego scenariusza, ale całej pracy organizacyjnej wokół niego. To właśnie odróżnia gotowe, dobre wydarzenie od atrakcji wrzuconej „jako jeden z punktów programu”.
Co najbardziej podbija koszt – liczba uczestników, lokalizacja, personalizacja, liczba animatorów czy dodatki?
Najmocniej cenę podbija u nas skala realizacji. Do 30 osób zwykle wystarcza minimum 2 animatorów. Jednak przy większych wydarzeniach wchodzimy już najczęściej w 3-6 osób po naszej stronie, zależnie od liczby uczestników i liczby stacji. I to jest jeden z najważniejszych powodów, dla których gra integracyjna dla firmy dla 20 osób i dla 100 osób nie może kosztować prawie tyle samo. Przy większej grupie trzeba po prostu inaczej rozłożyć prowadzenie, ruch drużyn i cały przebieg wydarzenia. Dlatego dla 20 osób sensownie jest zakładać zwykle około 3500-4500 zł brutto. Dla 50 osób raczej 5500-6500 zł brutto. A dla 100 osób najczęściej 7000-8000 zł brutto. Finalną kwotę zawsze trzeba potwierdzić po briefie.
Druga rzecz to personalizacja i dodatki. Jeśli robimy standardowy wariant, budżet łatwiej utrzymać w niższych widełkach. Jeśli klient chce scenariusz z elementami firmowymi, quizem o zespole albo dodatkowymi wątkami, wtedy wchodzimy już w wycenę indywidualną. Osobno dochodzą dodatki – fotorelacja to około 600 zł brutto, a koszulki 25-30 zł brutto za osobę. Więc przy 50 osobach robi się z tego 1250-1500 zł brutto, a przy 100 osobach 2500-3000 zł brutto. Czasem sam ten jeden dodatek zmienia budżet bardziej niż wybór scenariusza. Do tego dochodzi jeszcze miejsce – przy grupach powyżej 50 osób może być potrzebne nagłośnienie, a przy outdoorze czasem też zgoda właściciela terenu. Właśnie z takich rzeczy robi się realniejsza wycena, a nie tylko z samej liczby uczestników.
Co podać przed wyceną, żeby od razu dostać sensowną ofertę, a nie szerokie widełki?
Jeśli pytasz, ile kosztuje gra integracyjna dla firmy, to najgorsze, co możesz wysłać, to jedno zdanie w stylu „proszę o wycenę dla zespołu”. Żebyśmy mogli od razu podać coś sensownego, potrzebujemy kilku konkretnych rzeczy. Liczby uczestników, miasta albo dokładnej lokalizacji, informacji czy działamy indoor czy outdoor, jaką masz przestrzeń. Czy grupa jest polskojęzyczna czy mieszana językowo, czy zależy Ci bardziej na rywalizacji, współpracy, zagadkach, czy raczej na lekkim, ruchowym formacie. Przy większej grupie warto od razu dopisać, czy macie nagłośnienie, bo powyżej 50 osób to często zaczyna mieć znaczenie organizacyjne. Dobrze też od razu napisać, czy interesuje Cię wersja standardowa, czy chcesz personalizację pod firmę.
Druga rzecz to czas i plan dnia. Dla nas robi różnicę, czy gra ma być głównym punktem wydarzenia, czy jednym z elementów między obiadem a częścią wieczorną. Standardowo nasze scenariusze firmowe trwają około 2 godzin, ale równie ważne jest to, czy grupa ma wejść w grę na świeżo, czy już po kilku innych atrakcjach. W praktyce najlepiej wypadają realizacje, które startują przed częścią alkoholową, bo wtedy ludzie łatwiej łapią zasady, zadania mają sens. A event nie zamienia się w przypadkowe chodzenie od punktu do punktu. Warto też od razu napisać, czy w zespole są osoby z ograniczeniami ruchowymi albo innymi potrzebami organizacyjnymi. Wtedy możemy dobrać zadania i tempo tak, żeby nikt nie był wypchnięty na bok.
Ile kosztuje gra integracyjna dla firmy – najczęstsze pytania
To jest ten moment, w którym firmy zwykle chcą już nie ogólnego opisu, tylko prostych odpowiedzi. I słusznie. Poniżej znajdziesz pytania, które mają znaczenie przy wyborze scenariusza i budżetu na grę integracyjną dla firmy.
Czy da się zrobić grę integracyjną dla firmy dla 20 osób poniżej 4000 zł brutto?
Tak, czasem tak, ale nie warto tego zakładać w ciemno. Przy 20 osobach sensowniej planować zwykle około 3500-4500 zł brutto.
Czy 50 osób to już duża realizacja?
Tak. To jest moment, w którym zwykle wchodzi już inna skala prowadzenia, więcej drużyn i często większa liczba animatorów. Dlatego przy 50 osobach lepiej zakładać raczej 5500-6500 zł brutto.
Czy 100 osób da się ogarnąć jedną grą, a nie trzema osobnymi atrakcjami?
Tak. Nasze scenariusze firmowe są przygotowane na grupy nawet do 100 osób, ale wtedy trzeba od razu myśleć o dobrym podziale na drużyny, przestrzeni i prowadzeniu. Przy takiej skali realny budżet to zwykle 7000-8000 zł brutto w standardowym wariancie.
Czy można zrobić grę po angielsku albo dwujęzycznie?
Tak. Prowadzimy realizacje po polsku i angielsku, a przy grupach międzynarodowych można też zrobić wariant PL/EN. Warto to zgłosić od razu przy briefie, bo wpływa to na przygotowanie wydarzenia.
Co najbardziej psuje wycenę albo utrudnia szybkie podanie ceny?
Brak konkretów. Jeśli nie wiadomo, czy chodzi o 20, 50 czy 100 osób, gdzie ma być gra, czy działamy indoor czy outdoor, czy potrzebna jest personalizacja i jaki ma być klimat wydarzenia, to siłą rzeczy dostaniesz tylko szerokie widełki. Im lepszy brief na starcie, tym bardziej konkretna odpowiedź.